Comment réaliser un appel d'offres pour son Bilan Carbone ?

Pourquoi réaliser un appel d’offres pour son Bilan Carbone ?

Vous viendrait-il à l’idée d’entreprendre une rénovation complète de vos bureaux sans avoir comparé au préalable les devis de différents artisans ? Et bien c’est exactement la même chose pour le Bilan Carbone.

Organiser un appel d’offres ou une consultation permet non seulement de mettre en concurrence différents prestataires et d’obtenir les offres les plus optimales, mais également d’évaluer précisément quel type de proposition répondra le mieux à vos besoins.

Les avantages de l’appel d’offres

Réaliser une consultation ou un appel d’offres Bilan Carbone présente plusieurs avantages très concrets.

Le premier est de faciliter une comparaison objective entre les différentes options qui s'offrent à vous afin de faire un choix éclairé. Vous mettez ainsi toutes les chances de votre côté pour la réussite de votre projet et en garantissez la maîtrise la plus optimale possible. 

Dans le cadre de cette démarche, vous allez également être amené à rédiger un cahier des charges. Un exercice qui présente un intérêt non négligeable pour vous. Ce dernier vous oblige en effet à réaliser un état des lieux de l’existant pour identifier les données et les ressources disponibles, les actions déjà menées dans le passé, les compétences dont vous disposez en interne…

C’est aussi l’occasion de se poser les bonnes questions afin de structurer clairement vos besoins :

• En termes de périmètre : quel sera le cadre de cette prestation ? Quels niveaux de votre organisation souhaitez-vous inclure dans le projet (filiale, pays, site...) ? Souhaitez-vous réaliser un simple Bilan Carbone ou bien définir une stratégie carbone plus poussée permettant de définir une réelle gouvernance climat (plan de réduction, mesures de compensation…) ?

• En termes d’approche : dans la manière de réaliser la prestation, cherchez-vous plutôt un cabinet proposant un fort accompagnement, une plateforme en ligne laissant un grand degré d’autonomie ou encore une approche hybride ? De quelles compétences disposez-vous déjà en interne et sont-elles disponibles pour participer à votre projet de Bilan Carbone ?

Enfin, en permettant de comparer différents tarifs, un appel d’offres Bilan Carbone permet d’optimiser les coûts tout en favorisant une transparence des procédures et une égalité de traitement entre les candidats.

Les inconvénients de réaliser un appel d’offres

Réaliser un appel d’offres est un processus qui prend du temps : élaboration du cahier des charges, aller-retours avec les prestataires, analyse des offres… Il vaut mieux anticiper les démarches plusieurs mois avant la date de démarrage souhaitée.

Par ailleurs, cela nécessite de mobiliser des ressources internes pour encadrer et suivre le déroulement de la consultation. Il est donc important de prendre en compte ces coûts “cachés” dans le chiffrage global de votre projet.

Enfin, la procédure d’appel d'offres peut également décourager certains prestataires (entreprises reconnues ayant assez de projets, entreprises jeunes ou de taille réduite avec moins de moyens, consultants en freelance avec peu de temps pour le développement de son activité...) qui ne souhaiteront peut-être pas dédier leurs ressources pour répondre à votre consultation. A noter toutefois qu’il existe des manières d’attirer malgré tout ce type de partenaires en favorisant les consortiums regroupant plusieurs entreprises ou encore en autorisant le recours à une entreprise intermédiaire.

Sur quoi doit porter une consultation carbone ?

Etape 1 : Faire le point sur vos besoins

Avant de lancer une consultation ou un appel d’offres Bilan Carbone, il est primordial de bien définir vos besoins, votre contexte et vos contraintes.

Pour cela, voici les questions clés à se poser :

• Motivation
  • Pourquoi souhaitez-vous réaliser votre Bilan Carbone (obligation réglementaire, demande client, demande investisseur, enjeu stratégique…) ?
  • Quels critères de succès définissez-vous pour ce projet ?
  • Est-ce une première action de démarche climat/RSE ou bien votre entreprise est-elle déjà relativement mature sur le sujet ?
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• Périmètre et organisation du projet
  • Quels sites et quelles activités sont concernés ?
  • Quelles personnes/fonctions souhaitez-vous impliquer dans le projet ?
  • Disposez-vous des compétences en interne pour piloter le projet, y participer et analyser les résultats ?
  • Comment souhaitez-vous impliquer vos parties prenantes (fournisseurs, clients, salariés) dans cette démarche ?
  • Quels sont les principaux défis ou freins anticipés dans la réalisation de votre Bilan Carbone (exemples : disponibilité des équipes, accessibilité des équipes, implication des fournisseurs…) ?
  • Quelle est la période la plus propice pour mener le bilan par rapport à l'intensité et la spécificité de votre activité ?
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• Réalisation du projet
  • Quel temps les personnes impliquées en interne peuvent-elles dédier au projet ?
  • ‍Quel est l'état actuel des données nécessaires au Bilan Carbone ?
  • Les équipes sont-elles sensibilisées à la démarche ?
  • Les équipes sont-elles plus à l'aise avec tel type d'outil ou de gestion de projet ?
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• Communication
  • Comment envisagez-vous de communiquer les résultats du Bilan Carbone ?
  • Souhaitez-vous intégrer le Bilan Carbone dans une certification (Ecovadis, CDP, ISO 14001, B Corp...) ?
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• Post-bilan
  • Quelle est la fréquence prévue pour actualiser ce bilan (annuel, pluriannuel) ?
  • Souhaitez-vous être autonome pour les mises à jour de votre Bilan Carbone ?
  • Avez-vous besoin d’un accompagnement à la mise en œuvre des actions après le bilan ?
  • Avez-vous l'ambition d'aller plus loin que le Bilan Carbone avec une autre démarche climat ?
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• Planning et budget
  • Avez-vous une échéance pour la finalisation du bilan (exemples : deadline pour un référencement client, reporting investisseur...) ?
  • Quel budget souhaitez-vous allouer à ce projet ?

→ L’ensemble de ces questions permet d'avoir une visibilité globale sur le projet et ainsi d'être plus pertinent dans son choix final mais aussi dans la construction et la réalisation du projet en général. Les réponses que vous allez apportées à ces interrogations vont vous permettre de définir sur quoi doit porter exactement votre appel d'offres.

Etape 2 : Définir les contours de l’appel d’offres

Réaliser le Bilan Carbone de votre organisation est essentiel pour mesurer l'impact environnemental de vos activités. Mais souvent, c'est seulement un premier pas vers l'élaboration d'une stratégie climat globale.

Votre démarche environnementale doit se déployer en plusieurs étapes. Le Bilan Carbone n'est pas une fin mais un moyen, celui de construire une stratégie climat ambitieuse pouvant s'appuyer sur des référentiels reconnus tels que la SBTi ou le CDP.

En aval de la réalisation de votre Bilan Carbone, de nombreuses perspectives s'offrent à vous pour construire votre stratégie climat. Retrouvez ci-dessous un exemple d'actions à mettre en place pour construire les différentes étapes de votre démarche de transition bas-carbone. Bien sûr, cette construction pourra prendre différentes formes selon la structure de votre organisation et ses besoins.

Ainsi, dans votre appel d’offres, il est important de bien faire la distinction entre la réalisation du Bilan Carbone en lui-même et les autres types de “prestations carbone” que vous pourriez vouloir mettre en place par la suite.

Le tableau suivant synthétise les différents éléments à préciser dans votre cahier des charges selon la nature des prestations souhaitées.

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En somme, évaluer vos besoins vous permettra de rédiger un appel d’offres clair et, in fine, de choisir le bon prestataire pour vous accompagner.

Comment solliciter de potentiels partenaires ?

Il se peut que vous hésitiez non seulement sur le choix des partenaires, mais aussi sur la manière et les endroits où les solliciter pour réaliser votre Bilan Carbone. Pour vous aider à gagner du temps et simplifier votre démarche, voici quelques pistes pratiques.

1. Créer une liste de partenaires potentiels

• Bouche-à-oreille : interrogez vos réseaux professionnels (collègues, associations, réseaux sectoriels) pour identifier des prestataires ayant déjà fait leurs preuves.
• Recherche ciblée :
  • Consultez les annuaires spécialisés (ex. annuaire ADEME, bureaux d’études environnementaux...).
  • Recherchez des acteurs locaux ou spécialisés dans votre secteur pour maximiser la pertinence.
  • Étudiez les cabinets référencés dans des approches reconnues comme SBTi ou ACV.
• Analyse de marché : identifiez les entreprises qui communiquent publiquement sur leurs réalisations en Bilan Carbone (études de cas, témoignages clients...).

2. Rédiger une pré-communication claire

• Préparez un document de pré-appel d’offres :
  • Présentez votre projet de façon concise : contexte, objectifs (exemple : autonomie future sur le sujet), périmètre.
  • Indiquez les compétences recherchées (exemples : méthodologie Bilan Carbone®, expertise ACV, éco-conception...).
  • Soulignez les opportunités : intégration d’un consortium, projets collaboratifs pour aller au-delà du Bilan Carbone.
• Utilisez ce document pour engager les discussions initiales avec les candidats.

3. Prendre contact avec les prestataires

• Envoi direct : contactez par email ou via leurs formulaires en ligne les prestataires identifiés. Fournissez le document préparé en pièce jointe.
• Publication de l’appel d’offres :
  • Publiez votre appel d’offres sur des plateformes spécialisées (exemples : plateforme marchés publics, réseaux professionnels comme LinkedIn...).
  • Partagez-le auprès des associations sectorielles ou des clusters locaux.
• Engagement actif : invitez les candidats pertinents à une réunion d’information en ligne ou en présentiel pour présenter vos attentes et répondre à leurs questions.

4. Maintenir une communication fluide

• Fixez un calendrier clair avec des dates pour :
  • Le dépôt des réponses.
  • Des rendez-vous d’échange (sessions de questions/réponses).
• Dédiez un interlocuteur interne pour centraliser les questions des candidats et assurer une communication uniforme.

Quels critères pour choisir le bon partenaire ?

Organiser un appel d’offres pour votre Bilan Carbone vise avant tout à choisir le partenaire idéal pour mener à bien cette mission. Un choix qui peut toutefois s’avérer complexe…

Critères généraux

Pour vous aider, nous avons rassemblé les principaux critères à prendre en compte pour identifier le prestataire le plus adapté à vos besoins :

• Privilégiez un acteur spécialisé sur votre besoin (ACV, Bilan Carbone, CSRD...). Soyez vigilant envers les prestataires qui assurent couvrir tous les domaines.
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• Favorisez une entreprise avec des références dans votre secteur et une expérience concrète en lien avec vos besoins spécifiques.
  

• Choisissez une entreprise ayant de l’expérience avec des structures similaires à la vôtre (taille, organisation, enjeux…).

• Vérifiez la méthodologie et la certification proposées pour la collecte des données (prise en compte de flux physiques et non monétaires), le calcul des émissions et la définition du plan d’action.

• Optez pour un partenaire avec une approche flexible pouvant s’adapter si vos besoins évoluent au cours de la prestation.

Nos conseils

• Demandez à parler à leurs clients qui vous ressemblent. Vous bénéficierez ainsi de leur retour d’expérience, non seulement sur le partenaire, mais également sur leur démarche bas-carbone. Un bon partenaire a tout intérêt à faciliter cet échange !
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• Si vous souhaitez réaliser plus qu’un simple Bilan Carbone, vous pouvez choisir de travailler avec plusieurs prestataires. Vous obtiendrez ainsi des propositions plus qualitatives pour chaque projet et pourrez évaluer la capacité des entreprises à répondre à un besoin spécifique.

Choisir sa plateforme de comptabilité carbone

Plus spécifiquement, pour une plateforme ou un outil numérique : vérifiez que les fonctionnalités proposées correspondent bien à vos besoins, notamment en termes de collecte de données et de suivi.

Assurez-vous également de la transparence de l’entreprise concernant les frais de fonctionnement, d’accompagnement et de mise à jour du Bilan Carbone.

Nos conseils

• Choisissez un acteur dont la solution a été auditée et validée comme étant conforme à la méthode Bilan Carbone® par l’ABC (Association pour la transition Bas-Carbone).
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• Demandez une démonstration ou éventuellement l'accès à un compte démonstration sur le logiciel de Bilan Carbone !
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• Demandez un devis très détaillé sur les fonctionnalités et les options ainsi que des précisions sur l'accompagnement pour mieux cerner la proposition.

Choisir son cabinet

Si vous souhaitez plutôt faire appel à un cabinet de conseil, demandez alors des informations sur les consultants qui seront directement impliqués dans votre projet. Vérifiez leurs expériences et leurs compétences dans votre domaine.

Demandez au cabinet d'estimer le temps qu’il pense passer sur les différentes phases du projet (collecte des données, calcul des émissions, définition du plan d’action…). Méfiez-vous des offres les moins chères qui peuvent en réalité sous-estimer l’investissement en temps nécessaire à un tel projet.

Nos conseils

• Tenez compte de votre ressenti : vous allez collaborer étroitement avec la personne pendant plusieurs mois. Il est essentiel d'avoir une bonne intuition dès le départ !
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• Demandez à parler directement à l'expert carbone qui travaillera sur votre projet !

Cabinet de conseil, plateforme en ligne ou les deux ?

Vous l’aurez compris, deux options principales s’offrent à vous : recourir à une plateforme en ligne spécialisée ou faire appel à un cabinet de conseil.

D’un côté, une plateforme permet de disposer à moindre coût d’un outil puissant pour mesurer et suivre votre impact dans le temps, pérennisant ainsi votre stratégie carbone sur le long terme. Il faut néanmoins être en mesure de l'utiliser en toute autonomie.

Quant au cabinet de conseil, il a l’avantage de prendre en charge l’intégralité du bilan tout en garantissant la qualité du rendu. Toutefois, cela implique généralement un coût plus élevé et limite votre autonomie à long terme.

Mais ces deux prestations ne s’opposent pas forcément. Au contraire, elles peuvent se révéler très complémentaires !

Deux approches complémentaires

Vous pouvez par exemple choisir de combiner l’utilisation d’un logiciel avec un accompagnement humain (approche hybride). Vous bénéficierez ainsi à la fois de l’efficacité de l’outil numérique et de l’expertise d’une équipe de consultants spécialisés. Le choix dépendra avant tout des compétences dont vous disposez en interne et du niveau de maturité de votre structure sur le sujet.

Gardez également en tête qu’il s’agit d’un processus évolutif. La première année, un accompagnement complet peut être nécessaire pour bien structurer votre démarche. Mais vous pouvez tout-à-fait décider les années suivantes d’opter pour une approche plus autonome en ayant recours à l’appui d’un expert de manière ponctuelle.

Nos conseils

Vous hésitez entre les deux approches ? Dans ce cas, il peut être intéressant de :

1. Séparer votre appel d’offres en plusieurs lots : “fourniture de l’outil”, “support à la collecte des données”, “plan d’action”. Vous obtiendrez ainsi les meilleures offres pour chaque phase du projet.
   
   
2. Encourager les consortiums entre partenaires. Vous aurez alors accès à une équipe pluridisciplinaire permettant de répondre précisément à votre demande. Par exemple, chez Aktio nous collaborons régulièrement avec des cabinets ayant des compétences complémentaires aux nôtres afin d’offrir une approche sur-mesure à nos clients.

Ils témoignent de leur Bilan Carbone : découvrez l’avis de nos clients !

Comment rédiger son appel d’offres Bilan Carbone ?

Après avoir défini vos besoins et les contours du projet, il est l’heure de passer à la rédaction de l’appel d’offres et, plus précisément, du cahier des charges.

Un bon cahier des charges doit vous permettre :

• D’exprimer clairement vos besoins et attentes vis-à-vis de l’attributaire du marché.
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• De fournir aux entreprises les informations essentielles pour qu’elles puissent proposer une offre au plus près de votre demande.
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• D’harmoniser le contenu et le format des réponses afin de faciliter la comparaison des offres et le choix final.

 D’après notre expérience, voici le plan idéal pour un appel d’offres carbone :

Présentation de votre entreprise

1. Organisation, sites et principales activités
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2. Chiffres clés : chiffre d’affaires annuel, effectif, nombre de sites, de produits vendus…
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3. Contexte sur les sujets RSE / environnement / carbone de votre structure :
   • Éléments sur le contexte et la stratégie dans laquelle s'inscrit l’appel d’offres :
     • Engagements déjà pris, actions déjà réalisées
     • Certifications ou labels envisagés
   • Contexte réglementaire
   • Valeurs portées par votre structure
     
     
4. Description de la prestation souhaitée
   • Objectifs et exigences du projet
   • Périmètre de la prestation :
     • Bilan Carbone
     • Autres prestations carbone (stratégie carbone, accompagnement à la mise en œuvre…) ?
     • Demandes annexes (ex : ACV) ?
   • Périmètre du bilan (année, périmètre organisationnel, scopes à prendre en compte)
   • Niveau d’accompagnement souhaité (conseil / plateforme en ligne / hybride)
   • Pour une plateforme : fonctionnalités souhaitées
   • Format des livrables (à noter que dans le cadre de la méthode Bilan Carbone®, votre partenaire est tenu de fournir un livrable devant suivre le cahier des charges officiel)
   • Planning souhaité
   • Equipe projet / ressources disponibles dans l’entreprise
   • Gouvernance souhaitée pour le projet
   • Autres contraintes particulières à prendre en compte par le prestataire (ex : réunions sur place)
     
     
5. Format de la réponse attendue à l’appel d’offres
   • Contenu attendu pour la réponse :
     • Proposition de déroulé de la mission (méthodologie, données à collecter, nombre d’entretiens, temps nécessaire pour la production des livrables, etc.)
     • Exemples de livrables
     • Planning proposé pour le projet
     • Profils de l’équipe
     • Mode de collaboration proposé (répartition des rôles, réunions de travail, process de validation…)
     • Présentation générale de l’outil utilisé ou mis à disposition (le cas échéant)
     • Chiffrage de la prestation (détaillant les jours-hommes par phase du projet)
       
       
6. Déroulement de l’appel d’offres
   • Principaux critères d'évaluation
   • Modalités de candidature
   • Calendrier de la consultation

Rappel : règles d’appels d’offres pour les structures publiques

Pour une entreprise il n’y a, dans l'absolu, aucune directive concernant la mise en concurrence de prestataires. Mais pour un établissement public, c'est une autre histoire. Pour ces derniers, des règles strictes s’appliquent selon le code des marchés publics.

Ainsi, au-delà de certains seuils, la procédure d’appel d’offres peut devenir obligatoire. Au 1er janvier 2024, les seuils sont les suivants : 

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Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site https://entreprendre.service-public.fr/

Conclusion

En conclusion, que vous optiez pour un cabinet de conseil, une plateforme en ligne ou un mélange des deux, l’essentiel est de sélectionner la prestation qui correspond le mieux à vos attentes, tout en gardant une vision sur votre stratégie climat à long terme.

C’est là qu’apparaît clairement l’intérêt d’organiser une consultation ou un appel d’offres pour votre Bilan Carbone. C’est la meilleure manière de garantir une prestation sur-mesure qui respecte vos contraintes spécifiques.

Enfin, gardez en tête que l’objectif final reste de devenir petit à petit autonome sur la réalisation de votre Bilan Carbone. Vous pourrez ainsi privilégier le recours à des prestataires externes pour des actions plus poussées en termes de stratégie carbone

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